仕事のやり方を振り返る-私が意識してきた6つのこと①

仕事のやり方について悩まれる方の記事を見て、改めて「自分の仕事のやり方」を振り返ってみようと思った。ですから個人的な経験測なので読者のみなさんに推奨するものではありません。ただ私自身はこれまで個人営業、法人営業、企画、管理、人事、今の専門的業務など、割と多くの業務に一から携わることが多かったため、その都度、未経験という「壁」があったのだけれど、どうやって自分がこなしてきたかを言語化してみようと思ったので。

書いていたらボリュームがありそうなので2回にわけます。まずは、新しい部署に着任してから半人前位になるまでの振り返り。

1.海藻になる

チームと調和し、人を観察し、全体的な業務の流れを理解

まずは海に浮かぶ海藻のようにチーム内を行き来しながら、波に逆らわず調和してそのチームでやっている業務内容を把握する。最初から鳥目線で全体像を俯瞰出来ればいいのだけど、未経験の業務を始める場合はなかなか難しいので、一つ一つ先輩方がやっている業務のパズルを組み合わせて行き全体像をざっくりでいいから理解する。

そこを理解していれば自分に仕事が与えられた際に川上と川下の業務がどのようなことをしていて、自分の仕事が、誰に関連してどのような影響を与えるかということを理解することが出来る。全体像が見えない中で与えられたことだけをやっていると、自分は全く意識していなくても、関連業務をやっている人に稀に悪影響を与えていることがあり、「あいつは気配りが足りない」などと言われることがある。だから「森が見えなければ、木をたくさん見て、森をざっくりイメージする」感覚といえるだろうか。

それから小手先の話だけど、やはり仕事は「人」とのつながりが大事なので、どの人がチーム内のキーパーソンなのか、「あの人とあの人は仲が悪い」などのチーム内の人間関係はどうか、メンバーがどのような性格をしていて、一日の仕事の流れはどのようになっているかを理解する。一人ひとりにルーティーンの業務があって役割が決まっていることが多く、かつ仕事を抱えることで自分のポジションを守っている人もいる。その環境で、空いている隙間に入っていかなければならないから、スキルや経験が無い新参者は、最初は先輩社員にストレスをかけることなくスルリと溶け込んでいけるかが大事。

2.質問魔、メモ魔になる

やり方がわからない場合は「聞いて、聞いて、聞きまくる」。そして徹底的に「メモ、メモ、メモをとる」。聞くことが出来るのは最初だけ。同じことは二度聞かないように意識する。

着任後、自分が行う業務について教えてもらう環境は頻繁にあるのだけど、そこは徹底的に「聞いて、聞いて、聞きまくる」、そして、その場では理解したつもりでいても、後で実際に自分ひとりで作業することになったら忘れてしまうこともよくあるので、徹底的に「メモ、メモ、メモをとる」。これは認められた権利であると思っていいし、それが結果的に早く業務に慣れる秘訣だと思う。そのためにもメモとペンは常に身につけておく。首からぶら下げておいてもいいと思う位。

実際に業務をはじめてみると、あれだけ聞いてメモを取ったのにも関わらず、それでも分からないことは出てくる。出来ればそうならないようにしたいのだけど、そんな時はわからないまま進めて失敗するよりは再度聞く方が絶対によい。だから、ここぞという時にこの質問権は残しておきたいので、これでもかという位に最初の一ヶ月は聞きまくるべきだと思う。「鉄は熱いうちに打て」

それから質問自体は臆せずにすべきなのだけど、聞くタイミングと相手は慎重に選ぶ。私の場合は、業務中に聞けなそうな時はランチ後や業務後のちょっとした空き時間のような、少し先輩方の気分が緩んだ時間によく聞いた。忙しそうにしている人の様子はわかるだろうけど、本人の性格面も意識して、例えば朝が苦手な人はその時間帯は避けるなど聞くタイミングを意識した。総じて朝はみんなルーティーン作業があって忙しいことが多いのだけれど。

それから先輩方にも得意分野がある。例えばエクセルが得意な人、パワーポイントが得意な人、企画をすることが得意な人、チェックや管理することが得意な人など様々。質問する時は、そのチーム内で最もその技術に長けている人に聞くようにした。なぜなら専門外のこと、不得意なことを新参者に質問されると、プライド的に「わからない」と言えない人もいて、適当に誤魔化したり、わざと冷たい態度をとって遠ざけるような人もいるので。そのためにも1で書いたどの人がどういう技量に優れているか下調べしておくことは大事。

「●●さんから、△△さんは『エクセルの達人』だと伺ったので、少し教えていただいてもいいですか？」と入っていけば、悪い気はしないし、●●さんの手前もあるので教えてくれるはず。ただ初歩的すぎる質問はダメ。時間外で関連本を読み漁った上で、わからないことは聞くというスタンスにした。

ここまでの1.2は下準備。これまでのところでつまずいてしまうと、その後の実際の業務に支障が出てしまうのでここまでがとても重要だと思う。

私の場合は、もう10年以上も前の話だけれど、支店の営業職から本社に異動する時の壁が一番大きかった。恥ずかしい話ワードやエクセル、パワーポイントなどのPCスキルはほぼゼロに近い中で、それらのスキルを武器に仕事をしている人達の中でやっていかなければならなかったので。

そこは年次が若かったこともあり元気と明るさでカバーした。「まあ、こいつはスキルはないけどやる気だけはあるな」と雰囲気作りで乗り切って一からこれでもかという位に質問し、教えてもらった。

ただ教えてもらうために、仕事ですぐに貢献出来ない分、他のことで貢献しようとはした。忙しくて昼を外せない先輩方の弁当を買いに行ったり、コピーを取ったり、数字を打ち込んだりする簡単な作業を引き受けたり、飲み会のセッティングしたりなどなど。「先輩方が教えてあげよう」という気持ちになってもらえるように意識した。

3.まずは守備要員の選手を目指す

最初は致命的なミスだけは避ける。思い切ってジャンピングキャッチしにいって走者一掃の逆転負けするリスクを取るよりは、確実にワンバウンドして捕球しよう。

与えられた仕事については最初から100％を目指す必要はないので、出来栄えにこだわるよりは確実に期限内に出すことが必要だと思っている。チームや関連部署との連携の中で、自分がボトルネックになることだけは避ける。

だからまずは最低限の品質だけは保持することを目指した。資料を作るにしても表現の仕方は上司や先輩方の考えがあって修正は入るのだけどここは仕方がない。しかし例えばワードで文章を書く場合は「てにをは」、「フォントの種類、大小の統一」や、エクセルを印刷する際のページ設定、数字にはカンマを入れるなど、基本的なことはしっかりとこなす。こういうところが出来ていないとすごく雑な印象を与えてしまうので、よくない。だから最低限のところでは絶対ミスしない。でも最初はどういうところを意識したらいいのかもわからないと思うので、自分自身で三重チェック位した後で自信がなければまず周囲に見てもらうことがベターだと思う。

私も最初はプレゼン資料を作ったり、分析をするにも先輩方の2倍、3倍の時間が掛かり、完成度合いも1/2、1/3のレベルのアウトプットしかできなかったけれど、やり続けることによって急速に成長したと実感しています。「実践に勝る練習はなし」です。

今日はとりあえずこの辺で。次回は半人前から1人前になり、そしてチーム内でも前に出て行けるようになるために何をしたのかを振り返ろうと思います。